К персональным данным, которые необходимы работодателю в процессе трудовых отношений, относятся фамилия, имя, отчество, паспортные данные, гражданство, адрес места жительства, номера телефонов, сведения о вступлении в брак, разводе, рождении детей, другие индивидуальные сведения (информация об инвалидности, измененном номере СНИЛС и ИНН, а также документы о получении образования, повышении квалификации или переподготовке, наличии ученых степеней и званий (почетных званий), получении наград).
Персональные данные необходимы для:
- заключения трудового договора, оформления трудовой книжки, личной карточки, приказов, издаваемых в период работы, и для заполнения иных кадровых документов;
- оформления (замены) банковских карт для перечисления заработной платы;
- получения стандартных налоговых вычетов на детей;
- оформления электронных листков нетрудоспособности;
- предоставления дополнительных льгот и компенсаций особым категориям работников (например, инвалидам);
- представления унифицированной отчетности в контролирующие ведомства.
Несвоевременное уведомление об изменении персональных данных может неблагоприятно отразиться, например, на последующем оформлении пенсии, взаимодействии с ФНС, выдаче различных справок о трудовой деятельности и заработной плате.
В связи с вышеизложенным после получения документов, подтверждающих соответствующие изменения, работнику в пятидневный срок необходимо уведомить об этом Департамент кадровой политики и социальной работы. Напишите заявление и представьте копии документов:
При изменении имени, фамилии, отчества
- Заявление о смене ФИО
- Паспорт с новыми данными;
- Свидетельство (о заключении брака, о расторжении брака, о перемене имени, др.);
- СНИЛС с изменёнными данными;
- ИНН с изменёнными данными.
При изменении состава семьи (брак, развод, рождение детей)
- Свидетельство (о заключении брака, о расторжении брака, о рождении и др.);
- Дополнительная страница анкеты работника.
При смене места жительства (регистрации)
- Заявление о смене места жительства;
- Паспорт с отметкой о новом месте жительства.
При смене паспорта
- Заявление о смене паспорта;
- Новый паспорт.
При получении образования, дополнительного образования, повышении квалификации, профессиональной переподготовке и т.п.
- Подтверждающий документ: удостоверение, свидетельство, диплом и т. п.
При получении награды, звания, ученой степени, ученого звания
- Подтверждающий документ: приказ, распоряжение, либо выписка из приказа (распоряжения), свидетельство, диплом, аттестат и т. п.
При установлении льгот
- Документ, подтверждающий льготы (справки, заключения и т.п.).
При получении гражданства другой страны или вида на жительство (для граждан РФ) или иного документа, подтверждающего право на постоянное проживание гражданина РФ на территории иностранного государства
- Паспорт, подтверждающий гражданство другого государства;
- Вид на жительство или иной документ, подтверждающий право на постоянное проживание гражданина Российской Федерации на территории иностранного государства (с переводом).
- Паспорт Российской Федерации;
- Вид на жительство (ВНЖ);
- Разрешение на временное проживание (РВП).
